Die Sekretärin im Computer

Zeit ist Geld. Wer im Informationszeitalter schnell die gewünschten Unterlagen auf dem Tisch hat, verschafft sich mitunter den entscheidenden Vorsprung, ob es sich dabei um externe Vorgänge wie Briefe und Verträge von und mit Geschäftspartnern oder um die interne Kommunikation zwischen Abteilungen und Arbeitsgruppen handelt. Um den effektiven Informationsfluß zu gewährleisten, bedarf es eines Computernetzes. Mit der physischen Verbindung von einem zum anderen Rechner ist es dabei jedoch nicht getan. Die eigentliche Arbeit in einem Netzwerk muß von speziellen Programmpaketen geleistet werden, die die Datenverteilung vom Zentralrechner, dem "Server", zu den jeweiligen Arbeitsplätzen, den "Clients", organisieren.Die sogenannten Groupwares sind wahre Alleskönner, die als virtuelles Sekretariat die unterschiedlichsten Anwendungen unter einem Dach vereinen. Mit diesen Programmen werden Dateien und Dokumente, Adressen und Kundeninformationen, Termine und Projekte zentral verwaltet. Autorisierte Mitarbeiter können jederzeit auf diese Daten zugreifen. Des weiteren lassen sich unverzüglich Mitteilungen austauschen, Verzögerungen durch besetzte Telefone oder müde dahingaloppierende Hauspost gehören mithin der Vergangenheit an. Im Idealfall stehen so alle benötigten Informationen jederzeit an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Durch die wachsende Bedeutung des Internets haben sich Groupwares zudem auch in jene Richtung geöffnet. Zum Leistungsumfang gehören mittlerweile auch Programme zum Empfangen und Versenden von E-Mails. Noch einen Schritt weiter geht das IBM-Tochterunternehmen Lotus mit seinem Flaggschiff "Notes". Die weltweit führende Groupware bietet neben den für die Gattung obligatorischen Bestandteilen auch luxuriöse Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung von eigenen Internetseiten, um sich mit multimedialem Feuerwerk wirkungsvoll auf der eigenen Homepage präsentieren zu können. Schritt für Schritt"Notes" ist modular aufgebaut und läßt sich Schritt für Schritt den wachsenden Bedürfnissen anpassen. Die Palette reicht vom Einsteigermodell "Intranet Starter Pack" für kleine Firmen bis zu Lösungen für Konzerne mit mehreren zehntausend Benutzerplätzen. "Notes" in der Programmversion 4.6 ist darüber hinaus weitgehend plattformunabhängig und läuft unter Windows 95, Windows NT, IBMs OS/2, Novell Netware als auch verschiedenen Unix-Betriebssystemen. Zu den bemerkenswertesten Eigenschaften gehört die Replikation. Bei diesem Verfahren werden aktuell bearbeitete Daten nicht nur auf dem Zentralrechner abgelegt, sondern auch auf dem Computer des jeweiligen Anwenders gespeichert und dann nur noch regelmäßig aktualisiert. Dadurch können gleichzeitig mehrere Nutzer an ein und demselben Dokument arbeiten. Allzu gerne würde sich auch Microsoft ein Stückchen aus dem Groupware-Kuchen abschneiden und forciert seit einiger Zeit "Exchange". Das Produkt war einst als Konkurrenz zu "Notes" angetreten, jedoch mit den ersten Programmversionen jämmerlich gescheitert. Gegenüber "Notes" wirkt es zwar auch heute noch grobschlächtig und ist bei weitem nicht so ausbaufähig. Dennoch birgt die aus "Exchange" und "Outlook" für Server und Client bestehende Lösung unbestreitbare Qualitäten. Das Paket von Microsoft versteht sich vorrangig als Kommunikationsspezialist und widmet der Dokumenten- und Terminverwaltung geringe Beachtung. Was bei "Notes" äußerst ausgefeilt ist, hat bei "Exchange" bestenfalls hausbackenen Charme. Die für Windows- und Novell-Umgebungen konzipierte Groupware "teamWorks" der Karlsruher Firma CAS empfiehlt sich hingegen als kompakte Lösung für ursächliche Belange: von der Terminabstimmung über Kundenverwaltung bis zur Organisation von Tabellen, Briefen, Berichten und Notizen. Das auf kleine und mittlere Unternehmen mit dem Schwerpunkt Außendienst zugeschnittene Paket läßt sich modular erweitern und ohne großen Aufwand an neue Erfordernisse anpassen. Zusätzliche Fax-ProgrammeEntgegen landläufiger Erwartung gehört die zentrale Verwaltung des papierlosen Faxverkehrs nicht zur Standardausstattung von Groupwares. Wer diesen Komfort wünscht, muß zusätzliche Programme einsetzen. IBM-Tochter Lotus mit dem optionalen "Faxserver" und CAS mit "ferrariFAX" schaffen Abhilfe durch Produkte aus dem eigenen Haus. Microsoft setzt auf Lösungen von Partnern.Die Berliner Softwareschmiede EES stellt mit der "CommSuite" und dem darin enthaltenen "Faxman Professional" eine ausgefeilte und unkompliziert zu handhabende Software bereit, mit der Faxe zentral empfangen und im Netzwerk verteilt werden. Im demnächst erscheinenden "Outlook 98", das in der amerikanischen Beta-Version vorliegt, wird Microsoft mit Symantecs "WinFax Pro" eine Faxlösung integrieren. Ob die abgespeckte Version von "WinFax Pro" jedoch komplexen Aufgaben im Netzwerk gerecht werden kann, muß sich erst zeigen.