380 Euro Nachzahlung, der Brief liegt am 4. Januar im Kasten. Für viele Mieter wäre das ein Ärgernis – rechtlich ist es ein Freifahrtschein. Wer die Nebenkostenabrechnung für 2025 erst im neuen Jahr bekommt, muss in der Regel keinen Cent nachzahlen.

Die Frist endet an Silvester. Und sie betrifft viele: Laut Deutschem Mieterbund wohnen in Deutschland mehr als 21 Millionen Haushalte zur Miete. Viele Abrechnungen werden erst kurz vor Jahresende zugestellt, weil dann die Frist abläuft.

Nebenkostenabrechnung 2025: Frist endet am 31. Dezember 2026

Die Regel steht in Paragraf 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Vermieter müssen jährlich über die Betriebskosten abrechnen – spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Läuft dieser Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen.

Rechnet der Vermieter von Juli bis Juni ab, verschiebt sich die Frist entsprechend. Das Datum steht oben in der Abrechnung. Die Regel gilt für Wohnungen, nicht für Gewerberäume.

Auch wer 2025 ausgezogen ist, profitiert: Für ihn gilt dieselbe Frist, die Abrechnung muss an die neue Adresse gehen.

Poststempel zählt nicht: Entscheidend ist der Briefkasten

Der Bundesgerichtshof hat 2009 klargestellt, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugehen muss. Das rechtzeitige Absenden genügt nicht.

Ein Schreiben vom 29. Dezember, das erst am 2. Januar ankommt, ist also zu spät. Bestreitet der Mieter den rechtzeitigen Zugang, muss der Vermieter ihn beweisen. Das Risiko einer langsamen Post trägt er allein.

Brief an Silvester: Gerichte urteilen unterschiedlich

Der 31. Dezember fällt 2026 auf einen Donnerstag, an dem regulär Post kommt. Ein Einwurf am Vormittag ist damit rechtzeitig.

Beim späten Nachmittag wird es heikel. Das Landgericht Hamburg hielt einen Einwurf bis 18 Uhr noch für fristgerecht. In einem Fall aus Nordrhein-Westfalen kam ein Einwurf am Silvesternachmittag dagegen zu spät.

Wer am Silvesterabend noch einen Umschlag vom Vermieter findet, sollte Uhrzeit und Fund mit einem Foto festhalten.

Ausnahme: Wann Vermieter trotz Fristablauf nachfordern dürfen

Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, darf er auch später noch nachfordern. Typische Fälle sind ein unbekannt verzogener Mieter oder ein Grundsteuerbescheid, den die Behörde zu spät verschickt hat.

Beweisen muss das der Vermieter. Urlaub oder Arbeitsüberlastung zählen nicht. Patzer seiner Hausverwaltung muss er sich zurechnen lassen.

Formfehler: Eine unvollständige Abrechnung wahrt die Frist nicht

Pünktlichkeit allein rettet den Vermieter nicht. Die Abrechnung muss formell ordnungsgemäß sein. Laut Mieterbund gehören mindestens dazu: die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der Anteil des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen.

Fehlen solche Pflichtangaben, ist die Frist nicht gewahrt. Ein Schreiben mit „Bitte 380 Euro überweisen“ reicht nicht.

Inhaltliche Fehler, etwa eine zu hohe Position, machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Sie lassen sich mit einem Einwand angreifen.

Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung: Auszahlung auch nach Silvester

Die Frist schützt Mieter nur vor Nachforderungen. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es auch nach dem 31. Dezember auszahlen. Die Abrechnung selbst schuldet er ebenfalls weiter.

Eine mögliche Formulierung: „Ihre Betriebskostenabrechnung für 2025 ist mir erst am [Datum] zugegangen. Nach Paragraf 556 Absatz 3 Satz 3 BGB ist eine Nachforderung damit ausgeschlossen. Ich werde den Betrag nicht zahlen.“

Pünktliche Abrechnung prüfen: Zwölf Monate Zeit für Einwände

Kam die Abrechnung rechtzeitig, lohnt sich trotzdem ein zweiter Blick. Nach Schätzung des Mieterbunds ist nahezu jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft.

Für Einwände haben Mieter zwölf Monate ab Zugang. In dieser Zeit dürfen sie die Belege beim Vermieter einsehen.

Am schnellsten fallen Fehler im Vergleich mit dem Vorjahr auf. Verwaltungs- und Reparaturkosten gehören nie in die Abrechnung. Welche Posten außerdem tabu sind, zeigt unser Überblick zu Kosten, die kein Mieter mehr zahlen muss.

Ebenfalls zum Jahresende läuft eine zweite Mieterfrist ab: Alte, nicht fernablesbare Heizungszähler müssen bis 31. Dezember raus. Sonst dürfen Mieter ihre Heizkosten kürzen.