Bis zum 31. Dezember 2026 muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 beim Mieter sein. Kommt sie später, kann der Vermieter in aller Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Deshalb landen die Schreiben gerade massenhaft in den Briefkästen.

Wer die Nachzahlung ungeprüft überweist, verschenkt womöglich Geld. Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass etwa jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist. Oft stecken darin Ausgaben, die der Eigentümer allein tragen muss.

Was auf die Nebenkostenabrechnung darf

Welche Kosten Mieter zahlen, legt die Betriebskostenverordnung fest. Umlagefähig ist nur, was durch Eigentum und Nutzung des Hauses laufend anfällt, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder Gebäudeversicherung. Der Mietvertrag muss die Umlage außerdem vorsehen.

Zwei Kostenblöcke schließt die Verordnung ausdrücklich aus: Verwaltung sowie Instandhaltung und Reparaturen. Daran ändert auch eine Klausel im Mietvertrag nichts. Vereinbarungen, die bei den Betriebskosten zum Nachteil von Wohnungsmietern abweichen, sind nach Paragraf 556 BGB unwirksam.

1. Hausverwaltung zahlt der Eigentümer

Die Gebühr der Hausverwaltung hat in der Nebenkostenabrechnung nichts verloren. Das gilt auch, wenn der Vermieter selbst verwaltet und seine Arbeitszeit berechnet. 

Steht in der Abrechnung „Verwaltergebühr“ oder „Verwaltungspauschale“, ist das ein klarer Fall für einen Einwand. Umlegen darf der Vermieter dagegen die Kosten eines Messdienstes, der Heizung und Wasser abliest.

2. Reparaturen in der Wartungsrechnung

Tauscht der Handwerker eine defekte Heizungspumpe aus, beseitigt er einen Mangel. Solche Reparaturkosten trägt der Vermieter allein, auch beim kaputten Aufzug.

Die regelmäßige Wartung und Prüfung einer Anlage darf er dagegen umlegen, wie der Bundesgerichtshof entschieden hat. Steckt in der Rechnung „Wartung Heizung“ auch ein neues Ersatzteil, muss der Vermieter beide Beträge sauber trennen.

3. Rücklage der Eigentümergemeinschaft

Wer eine Eigentumswohnung mietet, sollte besonders genau hinsehen. Eigentümergemeinschaften sparen über das Hausgeld für künftige Sanierungen an. Diese Erhaltungsrücklage ist allein Sache der Eigentümer.

Manche Vermieter reichen trotzdem die komplette Hausgeldabrechnung an ihre Mieter weiter. Darin stecken neben der Rücklage oft auch Verwaltung und Instandhaltung, die Mieter ebenfalls nicht zahlen müssen.

4. Bankgebühren und Porto

Führt der Vermieter ein eigenes Konto für Mieteingänge, zahlt er die Gebühren selbst. Auch der Brief mit der Abrechnung geht auf seine Kosten. Der Deutsche Mieterbund nennt Bankspesen, Porto und Telefonkosten ausdrücklich als Posten, die nicht umgelegt werden dürfen.

Verdächtig sind deshalb Positionen wie „Porto“, „Versand“ oder „Bürobedarf“. Mieter können verlangen, dass sie gestrichen werden.

5. Notdienstpauschale für den Hausmeister

Dieser Posten fällt kaum jemandem auf. Viele Hausmeisterfirmen berechnen eine Pauschale dafür, dass sie nachts und am Wochenende für Notfälle erreichbar sind.

Der Bundesgerichtshof hat 2019 entschieden, dass diese Notdienstpauschale zu den Verwaltungskosten zählt (Az. VIII ZR 62/19). Über die Nebenkosten darf sie deshalb nicht abgerechnet werden.

6. Kosten für leere Wohnungen

Steht im Haus eine Wohnung leer, darf der Vermieter deren Anteil nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Den Leerstand trägt er selbst.

Ein einfacher Test: Rechnet der Vermieter nach Wohnfläche ab, vergleichen Sie die angegebene Gesamtfläche des Hauses mit dem Vorjahr. Ist sie plötzlich kleiner, fehlt womöglich eine leere Wohnung in der Rechnung.

7. Separate Mietausfallversicherung

Sichert sich der Vermieter mit einer eigenen Police gegen säumige Mieter ab, schützt er allein sein wirtschaftliches Risiko. Diese Versicherung darf er nicht umlegen.

Anders liegt der Fall, wenn der Mietausfall nach einem Brand oder Wasserschaden Teil der normalen Gebäudeversicherung ist. Dann dürfen die Kosten auf die Mieter verteilt werden, so der Bundesgerichtshof 2018 (Az. VIII ZR 38/17). Welcher Fall vorliegt, zeigt ein Blick in die Police.

Belegeinsicht: Mieter dürfen Rechnungen und Kontoauszüge sehen

Wer einen Posten nicht versteht, darf die Unterlagen einsehen. Dazu zählen nicht nur die Rechnungen, sondern auch die Zahlungsbelege, hat der Bundesgerichtshof 2020 klargestellt (Az. VIII ZR 118/19).

Verweigert der Vermieter die Einsicht, dürfen Mieter die Nachzahlung so lange zurückhalten, wie der Berliner Mieterverein zu dem Urteil erläutert. Die laufende Miete müssen sie aber weiter zahlen.

Einwände: Diese Frist gilt für Mieter

Für Einwände haben Mieter zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit. Danach sind sie in der Regel ausgeschlossen, selbst bei Posten, die gar nicht umlagefähig sind.

Das hat der Bundesgerichtshof 2016 entschieden. Damals hatte ein Vermieter seinen Mietern Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage aus der Abrechnung der Eigentümergemeinschaft anteilig berechnet (Az. VIII ZR 209/15). Wer einen verdächtigen Posten entdeckt, sollte also nicht warten.

Wer unsicher ist, lässt die Abrechnung vom örtlichen Mieterverein prüfen. Als Vergleichswert hilft der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds.